美章网 资料文库 商务信函范文

商务信函范文

商务信函

商务信函范文第1篇

口语化

每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。

语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。

直接

跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。

礼貌

我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。

简洁

就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确

当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

针对性

请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

语言朴实

前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”,就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

回复迅速及时

给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“Howareyou?”,“Canweworktogether?”,建议您改成“Proposal:BrightIdeasImports--ZhejiangTextile‘sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。

商务信函范文第2篇

a.我们愿与贵公司建立商务关系。

Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.

b.我们希望与您建立业务往来。

Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.

c.我公司经营电子产品的进出口业务,希望与贵方建立商务关系。

Thiscorporationisspecializedinhandingtheimportandexportsbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.

2.自我推荐

a.请容我们自我介绍,我们是……首屈一指的贸易公司。

Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…

b.本公司经营这项业务已多年,并享有很高的国际信誉。

Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.

c.我们的产品质量一流,我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。

Ourproductsareofverygoodqualityandourfirmisalwaysregardedbyourcustomersasthemostreliableone.

3.推销产品

a.我们从……获知贵公司的名称,不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。

Yournamehasbeengivenby…andweliketoinquirewhetheryouareinterestedintheselines.

b.我们新研制的……已推出上市,特此奉告。

Wearepleasedtoinformyouthatwehavejustmarketedournewly-developed….

c.我们盼望能成为贵公司的……供应商。

Wearepleasedtogetintouchwithyouforthesupplyof….

d.我们的新产品刚刚推出上市,相信您乐于知道。

Youwillbeinterestedtohearthatwehavejustmarketedournewproduct.

e.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。

Youwillbeinterestedinournewproduct…….

4.索取资料

a.我们对贵方的新产品……甚感兴趣,希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.

b.我们从纽约时报上看到贵公司的广告,但愿能收到产品的价目表及详细资料。

WehaveseenyouradvertisementinTheNewYorkTimesandshouldbegladtohaveyourpricelistsanddetailsofyourterms.

c.获知贵公司有……已上市,希望能赐寄完整的详细资料。

Wehearthatyouhaveput…onthemarketandshouldbegladtohavefulldetails.

d.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料,我们将深表感激。

Weshouldappreciatefullparticularsofyournewlydevelopedproduct.

e.如蒙赐寄有关……的样品和价目表,我们将甚为感激。

Weshouldbeobligedifyouwouldsenduspatterns(orsamples)andpricelistsofyour…

5.寄发资料

a.很高兴寄你一邮包,内装……

Wearepleasedtosendyoubyparcelpostapackagecontaining…

b.欣寄我方目录,提供我方各类产品的详细情况。

Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.

c.欣然奉上我方产品样品,在贵方展厅展出。

Weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.

d.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解,今航邮奉上我方目录和一些样品资料,供您们参考。

Inordertogiveyousomeideaofvariousqualitiesofhandicraftswecarry,wehavepleasureinforwardingyoubyairmailonecatalogueandafewsamplebooksforyourperusal.

6.附寄资料

a.随函附上本公司新出品的……样品,请查收。

Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew….

b.随函附上购货合同第××号两份,希查收,谅无误。请会签并退我方一份备案。

EnclosedpleasefindtwocopiesofPurchaseContractNo.…,whichwetrustwillbefoundinorder.Kindlysignandreturnonecopyforourfile.

c.我们很高兴地附上询价单第××号,请贵方报离岸价格。

Wehavepleasureinenclosingourfile.

d.我们确认向贵方购买……,随函附上订单确认书供参照。

Weconfirmhavingpurchasedfromyou….Aconfirmationorderisenclosedforyourreference.

7.请求做商

a.我们深盼与英国公司接洽,希望成为其销售商之一。

WeareanxioustocontactsomeBritishfirmswithaviewtoactingastheirsellingangents.

b.如蒙考虑担任销售你们……商,我们将十分高兴。

Weshouldbegladifyouwouldconsiderourapplicationtoactasagentsforthesaleofyour…

8.请求报价

a.兹函请提供……的报价。

Wearewritingtoinvitequotationsforthesupplyof….

b.请将定期供应……之报价赐知。

Pleaseletushaveaquotationfortheregularsupplyfor….

c.请将下列货品的最低价格赐知。

Kindlyquoteusyourlowestpricesforthegoodslistedbelow.

9.询价

a.随函寄上询价单一份。

Weareenclosingherewithaninquirysheet.

b.如果贵方对……感兴趣,请告具体询价。

Ifyouareinterestedinour…,pleaseletusknowwithaspecificinquiry.

c.一收到贵方具体询价单,我方马上航空邮上样品册并报价。

Quotationsandsamplebookswillbeairmailedtoyouuponreceiptofyourspecificinquiry.

10.价格

a.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高,请你方降价,以适应竞争。

Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.

商务信函范文第3篇

【关键词】语境顺应论;动态顺应论;商务信函;礼貌用语

1基于适应性理论的商务英语信函礼貌语言分析

如果收信人按照写信人的意图来解释信息,即信件达到了写信人的目的,那么商务信函就被认为是成功的。一封好的商务信函不仅能促进商务和贸易,而且能促进写信人和收信人之间的关系,而达到这一目的的常用手段之一就是礼貌用语。本文从顺应的语境关联和顺应理论的动态性出发,对商务英语信函中的礼貌语言进行了详细的分析。显性礼貌是指语言交际中所使用的语言似乎是正确的,对听者似乎是礼貌的,但实际上被听者认为是不礼貌的。另一方面,隐性礼貌是指无论使用何种语言形式,最终都会产生礼貌效果;说话都被认为是礼貌的。显性不礼貌和隐性不礼貌与显性礼貌和虚拟礼貌正好相反。如果一个人说,“我想知道你是否介意我问你帮我的一个好朋友忙。在一个非正式场合,显然礼貌和虚拟无礼,这意味着即使句子听起来礼貌,它仍然被认为在那个特定的上下文中是不礼貌的。

2基于语境顺应性相关理论和顺应性动态理论下商务英语信函中礼貌语言的研究

在商务英语信函的沟通过程中。作者和读者都是交际的参与者,同时也是交际语境中的主导者。他们对商务信函中信息传递意义的理解是基于他们以往的经历、商务信函中信息传递以及双方关系等多重因素构成的语境。这些因素可能影响他们对信息的理解和解释。众所周知,不同的人会对同样的信息给出不同的解释,因此如果作者想让读者了解商务信函传输的信息,他应该创建一个理想的上下文通过使用适当的表达目的转达他的意思。礼貌用语是构成理想语境的重要因素。礼貌语言和基于上下文的作者是能够削弱其他因素的影响,如文化差异和不同的教育背景,传达一种友好而礼貌的信号的读者,这将引导读者与作者构通目的,帮助作者实现的终极目标。

3运用顺应论的语境关联分析商务英语信函中的礼貌语

3.1运用顺应论的语境关联分析

“你-态度”的实例基于合作原则和礼貌原则,可以解释商务信函中“你的态度”所表达的礼貌。“你的态度”是作者采用的一种有效的心理技巧,体现了以读者的兴趣为中心的原则。写信人不是从“我和我们”的角度来处理每一件事,而是从读者的角度来处理问题,并经常使用“你”来表达清楚,如下面的例子所示,先生们:你们希望你们的顾客把打扫房间变成一项愉快的活动,是吗?但如何?我们的五辰真空吸尘器就可以做到这一点——下面是如何做到的:1)你可以亲眼看到——就在你自己的办公室里——这款强大的清洁剂能多么有效地清除灰尘和污垢。2)无尘吸尘器可以从家具下面溜过去,从所有难以进入的角落里收集灰尘。这些表达方式向读者表明,作者把它们放在礼貌和尊重的沟通中的重要地位;从这个意义上说,读者的利益被放大了,因此,在接下来的业务中,读者可能会更愿意合作。然而,以“我”或“我们”为中心的表达并不等于在任何情况下都是不礼貌的,只是“表面上不礼貌”,实际上是礼貌。

3.2从顺应理论的语境关联角度分析否定表达

商务英语信函中经常使用肯定语气和虚拟语气,以避免因语气的不同或反驳或过于直接地向读者表达而引起的不友好和冒犯情绪。因此,与否定表达如失望,不便,不能等相比,积极的表达会让收信人更舒服,更容易接受作者说的话,也会建立良好的人际关系,帮助沟通。然而,在Verschueren的顺应的语境相关理论中,交际语境在信件中起着重要的作用。每个人在做生意的时候都尽量合作,虽然使用了一些不恰当的词语和语言,但是读者会根据其他词语所设置的语境,对作者所写的这些符号做出适当的解释。因此,有些商务信函看似不礼貌的表达被作者使用,这些只是表面上的不礼貌,而当看到语境的适应性相关时,它们实际上是礼貌的。

3.3从顺应理论的语境关联角度分析非正式称谓和补语的交换

商务信函的格式由许多部分组成,如信头、日期、内部地址、问候语、正文、结束语和签名等等。有些部分可以省略,如信头、日期、内部地址等。但有些部分是绝对必要的。敬礼就是其中之一。称呼是作者对读者的友好问候。以上这些表达都是正用来表示对读者的尊重,并试图创造一个友好的交流环境。然而,从顺应性的语境关系来看,语境在解释写信人所传达的信息的意义上也起着重要的作用。

3.4运用顺应动力学理论分析商务英语信函中的礼貌语言

适应性动力学是指随着语境(心理世界、社会世界和物理世界)的变化,交际者将结构对象语言的任何层次结合在一起,动态地解释交际者在选择语言使用时的适应性功能。在商务英语函电中,投射在作者认知中的语境因素是不确定的,因此语境因素的任何变化都会对言语行为的方式和传递信息产生一定的影响。因此,商业活动在整个生产过程中,随着两国之间的交流的发展,作者和读者之间的关系和它们之间传输信息的相互了解会相应地改变,然后做一些调整将商业信函中的礼貌语言巧妙的使用。

4总结

综上所述,因为在商务活动的开始,作者和读者彼此并不熟悉,所以他们在商务信函中使用了更多的礼貌用语。随着业务的发展,他们变得更加熟悉,随着他们之间交流语境的变化,他们在商务信函中使用的语言也从非常礼貌变成了亲密。因此,基于Verschueren的动态适应性,这些信件可以被认为是礼貌的。换句话说,在商务信函中运用适应性理论,不仅可以对一些礼貌用语现象作出恰当的解释,而且可以简化和促进商务信函的成功写作。

参考文献

[1]曹群英.顺应理论对翻译的解释作用[J].外语学刊,2007(6):123-125.

[2]陈春华.顺应论和关联论--两种语用观的比较[J].四川外语学院学报,2003,19(2):93-97.

商务信函范文第4篇

[关键词]委婉语;顺应理论;关联理论;商务英语

信函无论是在日常生活还是在商务交际中,使用委婉语这一语用现象无处不在。束定芳认为,交际者为了礼貌、自尊或是获得某种暗示效果而使用委婉语[1]。委婉语是交际者在遵守交际规则的同时,为达到交际目标所采取的特殊语言。委婉语是交际者根据对方预期进行语言表达上的调整通融,顺利实现交际目标的重要手段。鉴于其在语言交际中举足轻重的作用,委婉语历来受到语言学家的关注。委婉语的相关研究日趋成熟,众多研究者从修辞学、语义学、模糊语言学、社会语言学等角度入手,对委婉语进行了分析。但这些研究往往是静态描述,鲜见对委婉语认知语用机制的探索。本研究以商务英语信函这一文体为载体,从顺应理论和关联理论的视角探讨委婉语生成和理解的认知语用本质。该研究有助于读者加深对商务英语信函文体特征以及委婉语语用策略的认识,也对商务英语函电教学的创新与改革具有一定的现实指导意义。

一、理论基础

(一)顺应理论顺应理论是由瑞士语言学家Verschueren提出的。他指出,为实现交际目的,交际者会根据交际语境的变化,灵活选择不同的语言手段。顺应理论研究交际者应该怎样顺应语境做出语言选择,并探索交际过程中交际者的心理机制?Verschueren认为,选择语言的过程是对语境因素、语言客体的动态顺应,从而产生一定的意识凸显度[2]。国内学者钱冠连将顺应理论引入中国,并总结了顺应理论所提出的语言的三大特性:变异性、协商性和适应性[3]。正是由于语言具有这三个特性,语言使用者必须做出有效的选择。1.变异性变异性是指交际者在使用语言时有诸多的选择,而且这些选择不断变化,不是稳定不变的。选择的内容不仅包括语言的形式,还包括交际策略。交际者可以根据交际目的,从这些形式和策略中做出选择。2.协商性这些选择既不是机械的,也不是根据严格的规则所做出的,使用语言的整个过程就是在灵活原则的指导下,从各种各样的可能性中不断地选择语言形式和策略,所以它一直是可以协商的。3.适应性适应性是指交际者通过某种可能的、可协商的语言选择来满足交际的需要。适应性不是不可逆转的,可以根据预先存在的情况做出选择,并且还可以通过做出的选择来改变或调整这些情况。顺应理论认为交际者根据语境的不断变化而做出语言选择。语境是语言交际的产物,可分为语言语境和交际语境。语言语境也叫信道,是指在交际过程中为适应语境而在句法结构、上下文衔接、语言连贯等方面做出的语言选择。交际语境是与交际双方相关联的物理世界、社交世界和心理世界。下图为语境顺应关系示意图[2]。语境由不断被激活的语境因素和客观存在的事物动态生成,随着交际过程的发展而不断发生变化[4]。交际者要动态顺应不断变化的语言语境和交际语境,才能实现语言交际的目标。委婉语是交际者为避免尴尬或冒犯对方等情况出现而选择的间接表达方式。特定的交际语境是产生委婉语的基础,在物理世界、社交世界以及心理世界的相互作用下,委婉语通过语言语境即信道复制和传播。因此,交际语境对委婉语的选择与使用起到决定性的作用。

(二)关联理论关联理论是由Sperber&Wilson提出的语用学理论,它以认知的视角探究明示推理交际,分析了语言使用者对语言交际的认知过程和话语本身与语境的关联性[5]。关联理论认为,语言交际是“明示—推理”的认知过程,是交际双方对认知环境再认识和互明的过程。当交际双方的认知环境中所呈现的假设一致时,会出现认知环境重叠,这种重叠便是双方共同的认知环境。这个认知环境下的所有假设都是互为显映的。交际成功与否的关键就在于双方对彼此的认知环境能否相互显映。说话人依据对受话人的性格、喜好、认知能力等方面的判断,选择合适的语言明示交际意图,而受话人则根据明示进行语言解码,激活关联语境,推理说话人的交际意图。关联理论认为每个明示性交际行为呈现的假设都应具备最佳关联性,即说话人的明示刺激足以引起受话人的注意,受话人为获得关联语境只需要付出最少的努力。换句话说,关联理论强调说话人要尽可能站在受话人的角度,选择与当下认知环境最具关联性的语言,使受话人以最少的认知努力取得最佳的交际效果。关联理论偏重对语言交际的理论分析,强调人类的认知在语言交际中的作用,没有考量人类所处的社会文化环境等因素对交际的影响。对于使用话语的具体规律,其描述不够充分。顺应理论注重语言的功能性分析,将语言使用与社会文化各方面因素紧密结合,详细描述话语意义产生的过程和规律,弥补了关联理论在描述上的不足。但是与关联理论相比,其理论基础不够扎实,因而解释力也较弱。所以说,分析委婉语的认知语用机制,顺应理论与关联理论各具优势。

二、商务信函委婉语的生成

使用委婉语这一语用现象是顺应语境的结果。委婉语在商务英语信函中被广泛运用,可以说已渗透到外贸业务的各个环节之中。为了开发目标客户,取得客户的信赖并妥善解决问题纠纷,营造完美的企业形象,写信者通常会顺应对方的情感和心理需求,考虑社会环境、言语行为的准则等因素,婉转含蓄地表达自身的想法与期待,在创造和谐氛围的同时达成预期的目的。商务信函委婉语的生成是写信者选择语言和交际策略的动态过程。这种选择并非随意为之,而是在符合双方的物理世界、交际世界或心理世界的前提下,写信者所作出的恰当选择。

(一)对物理世界的顺应物理世界主要包含时间、空间和交际者所处的物理位置等变量。任何一个变量的变化都会影响语言的选择。无论是在日常生活还是在商务交际中,出现负面或是消极的信息在所难免,尤其是在还盘、通知涨价、延迟发货、索赔理赔等外贸环节中,出现负面信息的可能性会更大。开诚布公固然是美德,但容易引发拒绝甚至抱怨、不满等负面行为或情绪,不利于双方的贸易往来。为了维护和谐友好的商务关系,写信者应该用尽可能委婉的语言,以产生预期的经济效用。例1中,写信者委婉拒绝了对方所提出的再次延展信用证有效期的请求,理由是客户急需这批机器,正在催促尽早发货。即使没有客户的催促,写信者作为进口商,同样希望尽早收到货物,实现资金回笼。但是他没有直接表达自身的急迫或是对收信者一再延迟发货的不满,而是通过wefeelitourdutytoremindyou这样一个委婉的托词使收信者欣然地接受了信用证有效期无法延展这一对其不利的信息,既为收信人自身赢得了时间上的控制权,同时又维系了双方的友好关系,这就是顺应物理世界的一个结果。

(二)对交际世界的顺应讲礼貌是人际交往的一个重要原则,指导人们的言行并影响人际交往的效果。在国际商务交际中,交易双方的相互尊重既是遵守涉外礼仪规则的表现,也是建立友好业务关系的基础。在商务英语信函中,写信者通常使用委婉礼貌的语言顺应商务交往的礼仪原则,并尊重、体谅对方的感情,以此营造和谐的交际氛围,避免冒犯他人或让他人难堪。写信者,即潜在的买方希望得到更大的折扣,但没有直接提出这一要求,而是使用maywesuggest这样的委婉语气,表示出对收信者的礼貌与尊重,给对方留出选择的余地,也为自己保留尊严和面子。同时站在卖方的立场考虑——如果价格优惠,会有利于卖方开拓本地市场。由此可见,委婉语作为一种语用策略,在商务交际中起到维系业务关系的作用,是顺应交际世界的语言选择。

(三)对心理世界的顺应根据Verschueren的观点,心理世界包括认知因素和情感因素,主要由交际者的性格、情感、信念、愿望、动机、意图等构成。语言选择是交际双方顺应心理世界的结果,在日常交际过程中,能否理解说话者表达的潜在意思,在很大程度上取决于对说话者心理世界的预测程度。就商务英语信函而言,写信者要适应收信者的心理世界。同时,收信者对写信者意图的理解和诠释,既受其自身心理因素的影响,也受写信者心理因素的影响,收信者要适应写信者的心理世界,做出恰当的理解。是否使用委婉语,使用何种委婉语以及委婉语的使用程度如何,都取决于写信者的交际愿望和动机,或者说语言的选择反映了写信者的精神世界。摩擦与冲突在商务交际中不可避免。但是,写信者不能把负面的情绪和信息直接反馈给收信者,而应该通过语言选择顺应对方的心理世界,也让对方适应自己的心理需求,实现交际双方的相互顺应,尽可能达成预期的交际目标。例3的写信者首先肯定了对方所做的前期工作,使对方得到尊重和心理认同。之后通过muchtoourregret委婉提出,由于整套设备最重要的一个部分包装不当,导致整套设备都无法正常使用。写信者通过委婉语的使用,指出了对方工作失误造成的严重后果,但又不至于令对方过于尴尬,因而致使双方交际陷入僵局。收信者因为心理认同和歉意,自然会顺应写信者的心理世界。这样,写信者才能最大限度地为自身赢得利益补偿。

三、商务信函委婉语的理解机制

Sperber和Wilson认为交际者的认知具备关联导向性。委婉语看似表达不够直接明了,但就说话者而言是一种明示行为,受话者通过认知努力可推理出说话者的交际意图。就商务英语信函而言,写信者通过使用委婉语明示刺激收信者的关联期待,收信者根据语境和明示刺激推理出写信者话语的最佳关联,从而与写信者的交际意图互为显映。在这封还盘信中,写信者通过regrettosay委婉表示对方报价太高,并以很难说服客户接受此价格以及供货商竞争激烈为明示刺激,收信者有理由认为定价与客户接受程度以及应对激烈竞争具有关联性。根据明示刺激以及相关语境信息,收信者就会推理出:如果想尽快得到写信者的订单,同时更好地占领市场,应对来自韩国和泰国经销商的激烈竞争,就要适当调整报价。换言之,收信者认为写信者的请求具有最佳关联性,从而产生了一定的语境效果。在这封投诉信中,写信者用unsatisfactory委婉表达了货物运输过程中出现的问题,以此缓和投诉语气。同时又明示已经收到了大客户的正式投诉及退货。收信者的关联期待就是自身产品在包装和运输环节出现了问题,根据写信者的明示刺激及相关语境,收信者通过推理得出最佳关联,也就是写信者希望我方采取补救措施挽回对方的损失,进而与写信者的交际意图互为显映。

四、结语

本研究以真实的商务英语信函为语料,从顺应理论和关联理论的视角分析了委婉语的生成和理解机制。说话者是在顺应交际双方物理世界、交际世界以及心理世界的基础上做出的语言选择。而说话者使用委婉语的交际意图通过明示刺激触发受话者的关联期待,使之推理出最佳关联,从而实现交际意图的互为显映。本研究在一定程度上能帮助学习者了解如何在商务书面交际中更好地使用委婉语达成交际目的,以及如何正确理解对方的交际意图,为学生顺利适应真实工作场景、胜任国际商务岗位工作提供理论指导。

[参考文献]

[1]束定芳.委婉语新探[J].外国语,1989(3):28-33.

[3]钱冠连.语用学:统一连贯的理论框架——J.Verschueren《如何理解语用学》述评[J].外语教学与研究,2000(32):230-232.

[4]李捷,何自然,霍永寿.语用学十二讲[M].上海:华东师范大学出版社,2011.

[6]廖国强,黄银东.新编商务英语函电[M].北京:高等教育出版社,2011.

[7]张颖.外贸英文函电[M].北京:电子工业出版社,2018.

[8]樊红霞,汪奠才.英文外贸函电[M].北京:外语教学与研究出版社,2007.

[9]吴思乐,胡秋华.世纪商务英语外贸函电[M].大连:大连理工大学出版社,2016.

商务信函范文第5篇

关键词:主位选择;主位推进;商务英语写作;连贯

一、相关研究综述

国内关于商务英语信函写作的研究大多从宏观角度着手,如研究商务英语写作的教学实践等。部分相关研究也从微观角度进行,即研究商务英语信函写作中的话语本身。其中,对于商务英语信函写作连贯的研究不算多,大部分关注词汇和语义层面。从主述位角度对英语写作的研究相对丰富,主要是对比EFL/ESL和英语母语人士英语写作中主位和主位推进的特点(Ebrahimi&Ebrahimi,2012)、探讨主位和主位推进与英语写作连贯关系(Alvin,2015;王学文,2010)、研究影响英语写作中主位和主位推进选择因素(North,2005)等。目前,从主述位角度探讨英语写作连贯的研究不在少数,但大部分都集中在对主位推进模式的分析上,只有少数同时关注主位选择。这些研究主要集中于一些特定类型的英语写作,如议论文、考试作文和论文英文摘要,极少触及商务英语写作。尽管部分研究也关注商务英语信函写作技巧或商务英语信函的连贯,但很少有人把这两者放在一起讨论。

二、理论框架和研究方法

(一)理论框架功能语言学家把主位与述位分别定义为“充当信息出发点的成分”和“信息中扩展主位的其余部分”(Halliday&Matthiessen,2014)。根据复杂程度,主位常被分为单项主位、多项主位和句项主位。参照赖清燕(2003)的分类,本研究把多项主位分为三种,分别是篇章主位+概念主位、人际主位+概念主位、篇章主位+人际主位+概念主位。此外,句项主位也被细分为常见的一般句项主位和篇章主位+句项主位。语篇中前后句主位和述位以某种方式相关联,后面句子选取、重复并进一步阐明前面句子中重要的概念,这一过程构成主位推进。本研究以朱永生和严世清(2001)对主位推进模式的分类为框架,把主位推进模式分为四类:主位同一型、述位同一型、延续型和交叉型。

(二)研究方法本研究主要收集了24篇商务英语信函,这些信函写作全部来自剑桥商务英语高级证书考试(BEC)官方真题辑二、三、四的参考答案,其官方评分质量等级被视为写作质量的直接参考。剑桥商务英语证书被视为从事国际商务业务人士的英语“通行证”,本研究语料来自该考试的最高级别,具备一定的权威性。为了解主位选择与主位推进模式的使用对商务英语信函写作连贯的影响,本文提出以下三个研究问题。1.在商务英语信函写作中,主位选择和主位推进模式的整体特征如何?2.在五种不同质量的商务英语信函写作中,主位选择和主位推进模式的使用有何异同点?同写作质量有何关联?3.分析商务英语信函的主位选择和主位推进模式对如何写出一篇结构清晰的商务英语信函有何指导意义?

三、结果与讨论

(一)数据分析根据评分质量等级,24篇商务英语信函首先被分为五个等级:等级一包含1篇写作,等级二包含7篇写作,等级三包含7篇写作,等级四包含6篇写作,等级五包含3篇写作。随后,从五组信函中,分别随机抽取出1篇作为该质量等级写作样本代表。参照韩礼德(1994:37)和赖清燕(2003)对主位的定义和分类,以及朱永生和严世清(2001)对主位推进类型的分类,笔者对五篇商务英语信函样本进行了逐句标注,并请其他人进行了共同标注校验,以确定五篇商务英语信函中的主位和主位推进模式。表1为本研究所采用的主位标注系统。以一篇信函样本为例,表2直观展示了本研究的标注过程。接着,笔者统计了五篇信函中,不同类型的主位和主位推进模式的数量以及它们在整篇写作中所占的比例。上述样本(表2)的统计如表3和表4所示。与此同时,本研究对比了五种不同质量等级的写作中,主位和主位推进模式数量和所占比例的相同点与不同点。基于统计结果,笔者总结出商务英语信函写作中主位与主位推进模式选择的总体特征,以及不同质量的信函在主位和主位推进选择方面的不同所带来的启发。

(二)商务英语信函写作中的主位选择笔者对五篇随机抽取的商务英语信函中主位的分析、统计与总结,表5直观展示了在这些商务英语信函写作中,六类主位的数量和比例。从表5可以看出,五篇商务英语信函都使用了单项主位、复项主位和句项主位。关注每篇写作中使用次数较多的主位类型,我们不难得出商务英语信函写作中主位选择的整体特征:最常用的主位类型是单项主位,其次分别是篇章主位+概念主位、人际主位+概念主位、一般句项主位、篇章主位+句项主位,最少使用的是篇章主位+人际主位+概念主位。对比这五种质量等级的商务英语信函,我们发现,在每篇信函写作中,单项主位的使用比例都高于多项主位和句项主位。但是,随着写作质量的提高,单项主位的使用比例逐渐下降,多项主位和句项主位的使用比例逐渐上升,多项主位中篇章主位+概念主位的使用数量上升尤为明显。产生上述特征的原因如下。首先,每篇商务英语信函写作都采用了三种类型的主位,是为了确保写作的丰富性,并表明作者对于已知信息的看法和每个小句之间的关系。其次,汤普森(Tompson,2008)曾提到,篇章主位对于文章的连贯性有至关重要的作用。也就是说,写作中的篇章主位越多,文章越连贯,评分质量等级也就越高,上述统计数据正好印证了这一假设。最后,在商务英语信函写作中,相比于做出评论和表明态度,更重要的是保证将文中事宜阐述清晰。因此,在商务英语写作中,人际主位+概念主位、篇章主位+人际主位+概念主位使用较少。

(三)商务英语信函写作中采用的主位推进模式按照表2的标注方式,五篇商务英语信函中的主位推进模式统计结果如表6。从表6中,我们发现:从整体来看,延续型、主位一致型和述位一致型主位推进模式在五篇商务英语信函中都有所使用,且使用频率较为均衡;但是,这五篇信函写作都没有采用交叉型主位推进模式。这或许源于在商务英语信函写作中,作者更倾向于使用延续型主位推进模式来详细说明信中事宜,并使用主位一致型、述位一致型主位推进模式来从不同方面阐释、详述这些事情,以便于收信人理解。将不同质量的商务英语信函进行对比,可以发现:等级一和等级三的信函写作更多地采用了主位一致推进模式;等级二和等级四的信函写作中,述位一致推进模式更常用;等级二和等级五的信函写作中,使用更多的是延续型推进模式。综上所述,在不同等级的商务英语信函中,主位推进模式使用的相似性不明显。不过,从商务英语写作中有效主位推进模式所占的比例来看,商务英语信函的质量越高,有效主位推进模式占比就越高,写作也更为连贯。这一特征与王学文(2010)的结论相近,即主位推进模式直接作用于英语写作的连贯性,高质量英语写作使用的主位推进模式更多。

四、结语

本研究发现在商务英语信函写作中,在主位的选择上,单项主位和复项主位比句项主位的使用频率高。但随着写作质量的提高,单项主位的使用数量减少,复项主位和句项主位的使用数量增多;在主位推进模式的使用上,商务英语信函多采用延续型、主位一致型和述位一致型主位推进模式,交叉型不常使用。此外,写作质量越高,文中的有效主位推进模式越多,信函的连贯性越好。这些发现对于商务英语信函写作具备一定指导意义。学习者应注意多项主位和句项主位,以及述位同一型、延续型、主位同一型主位推进模式的灵活使用,以提高写作的连贯性,更好地传达信函的写作目的;商务英语教师在写作教学中,应注意培养学习者主位选择与主位推进模式的灵活使用意识,帮助学习者提升商务英语写作的连贯性,提高商务英语写作水平。尽管本研究对于商务英语信函写作有了一些新发现,但研究过程仍存在一些不足之处:首先,本研究的数据样本较小,尽管采用了随机抽取的方式,但仅具体分析五篇商务英语信函依然会对研究的可信性造成一定影响;其次,由于本研究的标注过程并未与专家合力进行,可能会出现一些标注不当的地方。因此,今后的相关研究可进一步扩展样本数量,提高研究结果的可信性;其次,在研究过程中,应尽量与专家商讨标注的准确与否;最后,其他相关研究可从其他类型的商务英语写作着手,如对商务英语报告和商务英语提案进行研究等。

[参考文献]

[5]赖清燕.主位和述位初探[J].中山大学学报论丛,2003(02).

[6]汤普森.功能语法入门(第2版)[M].北京:外语教学与研究出版社,2012.

[7]王学文.主述位理论对英语写作连贯的启示——以英语专业四级作文为例[J].外语学刊,2010(02).

商务信函范文第6篇

商务英语信函多用于国际贸易交往中,是英语文化中的一种特殊的语篇。根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为:

话语范围:涉及外贸交易的各个环节,如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。

话语基调:正式的,商务信函具有合同性质,是双方经过多次交往而达成的交易。

话语方式:用于阅读的书面语,具有较强的语境独立性,属于信函。

商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择,使得语篇表现出特定的语域特征。

二、语言特征

1.词汇特征

(1)措辞明了、礼貌

商务信函在其词汇选择上,遵循“明了(clarity)”与“礼貌(courtesy)”的原则。要准确传达商务交流的内容,应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词,例如用“use”取代“utilization”,用“try”取代“endeavor”等。在词义色彩方面,商务英语信函用词正式,礼貌用语颇多。收到对方的询盘、报盘、或订货等,不管能否接受,都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意,例如使用以下词汇:appreciate,please,thanks等。

(2)缩略语使用较多

商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语,这些缩略语定义准确,在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易价格术语、运输、支付与结算等。例如常用的缩略语有:FOB(FreeonBoard)“装运港船上交货”,CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸价”,L/C(LetterofCredit)“信用证”,D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交单”等。

2.句式特征

商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多,它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面,用来说明事实。由于外贸交往遵循礼貌原则,因而商务信函的写作也要遵循礼貌原则。而商务英语信函中,礼貌原则在句法方面主要体现在虚拟句的广泛使用。虚拟句使得语气委婉客气,在商务英语信函中使用较多。

三、衔接手段特征

衔接作为一种语义关系,在具体的语篇中主要体现为语法衔接手段(包括指称、省略、替代、连接等)和词汇衔接手段(包括重现、搭配等)。

商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯。例如,表示次序的连接词组有first,second,then,next,after,finally;表示原因的有:since,because,as,for;表示结果或后果的有:therefore,asaresult,hence,accordingly,consequently;表示转折的有:but,yet,however,onthecontrary等。

例如:InourmessageofOctober31,wesaidthatwewouldsendapurchaseorderbytheendofNovember.However,asnegotiationswiththecustomersarestillcontinuing,weareunabletoplaceacompleteorderatthistime.Enclosed,instead,isaparticularorder(No.00501-55)forhalfofthemerchandiselistedintheprovisionalorder.ThesecondhalfoftheorderwillbecoveredbyP.O.No.00501-61,whichwewillissuebyDecember6.

在这个商函语篇中,表示转折关系连接词如however与instead的使用使得语篇的逻辑关系清晰。而“apurchaseorder”,“acompleteorder”,“apartialorder”这几个词组中“order”一词的重复出现所形成的重述关系则是采用一种词汇衔接的手段使得语篇达到连贯。然而从另一方面来讲,order一词反复出现而文中始终未使用代词it来代替order,这主要是为了避免误解,使得意义表达更准确。商务信函中通常为了使行文准确,对指称、省略和替代这些衔接手段的使用比较少,所选择的尽量都是避免意义上有误解的词语或句子。

四、语篇结构特征

商务英语的语境构型决定了商务英语信函的语篇有着固定的模式。商务英语信函往往强调一事一信,内容多围绕一根主线展开,因此在信函中可以通过“事由(subjectline)”以突出内容主旨,使对方一目了然。商务英语信函的正文一般包括三个部分(内容较短的可以是三个自然段),即起始、主体和结尾。其中每个部分都有其默认的功能和作用:第一部分(即首段)抓住读者的注意力、需求或者兴趣;第二部分处理业务;第三部分呼应前文提出己方的希望或者祝愿。

商务信函范文第7篇

(1)词汇特征

1)商务英语在遣词造句方面显得准确无误,大多数时候运用较为常见的词语,确保被对方接受和理解,但又避免口语化。

2)运用了较多的简写词汇和缩写词汇。在全球性的商务活动发展过程中,大量简化和缩写的商务英语高频词汇被广泛接受,这样就很容易让使用者理解和接受。

3)较多地运用专业术语,它是国际贸易中主要的交流工具。

4)礼貌用语被广泛应用。在商务英语信函中,会最大限度地运用礼貌用语,虽然对初学者而言,此类用语看似繁冗,但事实上只要掌握了规律,就可以很娴熟地使用而且还有助于把握信函的总体结构。

5)运用了较多的同义词以及近义词,展示出在商务英语信函中多元化以及灵活性的语言风格,而且它们的具体用法以及含义也有所区别,这展示出商务英语信函在遣词造句方面的精准性。商务英语有着特殊的语境,这影响了许多词汇的具体语义。因此买卖双方都要意识到商务词汇在具体语境中的准确含义,将它和一般性词汇区分开来。例如,balance以及quote表示“平衡”以及“引用”,而在商务英语中,它们的含义却是非常特殊的。例如,Westronglydemandimmediatefullorpartialpaymentwithastatementofwhenyouwillpaythebalance(.我们坚决要求你们立即向我们付全款或部分款项,但是要承诺何时付清余款);Theirpricesarealwaysquotedindollars(.他们总是以美元来报价的)。此处的balance以及quote分别表示余款和报价。

(2)句法特征

1)完整正式的句式在英语商务信函得到了较好的体现,大量使用复杂的从句以及长句是商务英语的主要句法特征之一。

2)套语的广泛运用:在商务信函行文过程中,必须大量地运用套语。

3)使用条件句:如果是请求、建议以及要求对方做某事时,则要运用条件句来显示出己方的礼貌与委婉。

4)较多地运用被动语态句也是商务信函的特征之一,这样可以显示出己方礼貌委婉地请求、建议以及要求对方做某事;如果是命令语气,可能会造成较差的沟通效果,英语信函中的被动语态可以较好地避开这一点。此外,还运用被动语态来描述负面消息、相关问题或和对方责任与过失密切相关的情况,在此被动语态也被叫做“商务得体语态”。

5)尽可能使用积极乐观的肯定句。在商务英语信函往来中,阅读者更倾向于看到积极肯定的商务信函。商务英语通常都比较简洁,格式大多数都是“as+过去分词”或者“if+形容词(或过去分词)”,例如,ifavailable、asagreed、ifpossible以及asrequired等短语。下面的句子就展示出了它的简洁性:Iamsendingacatalogueasrequired(.我将会根据要求寄出目录);Thenewcarwillbelaunchedwithanationwidesalescampaignifpracticable(.如果可行,将会在全国范围内投放新型汽车,开展销售活动。)这种用语的简洁性以及隐含的结构张力可以使商务英语灵活多变,比如asagreed转换为asiti(swas、hasbeen、hadbeen)agreed,所以,能够在很大程度上协调它的不同时态以及上下文环境。

(3)语篇特征

1)商务英语语篇的情景语境此处的情景语境指的是通过商务语篇的叙述,非常清晰地界定了词语的客观意义。例如,Therefore,yourcancelledcheckmaybereturnedbeforeyourorderarrives.这句话的含义是“因此,在汇票到达资金接收者手中后,注销的支票会再返回到签发者的手中。体现出它的情境语境特征。

2)商务语篇的文化语境语言是文化的组成部分,也是文化的载体。在商务英语的语篇翻译时可能会遇到的情况是:原文的单词都认识,却因为不具备乏相关的文化背景知识,理解时存在较大困难。如英国人通常会用“So,shouldwegetdowntoit?”(那么,我们就谈点正经的吧?)此类俗语来开始另一个话题,但是却闭口不谈非常重要的事,他们会说“Therecouldbeaslightproblem/oneortwominorproblemswithit”(这可能是个小问题),但“That’sagoodidea,but…”(那主意不错,但是……)表示事实上的拒绝。反复运用get一词(美国人经常用fix)来表达不同含义。如此执着地运用特定文化(culture-specific)里的幽默等现象,导致了交际障碍。

二、结束语

商务信函范文第8篇

众所周知,商务英语是指非英语母语国家在国际贸易中所使用的一种特殊的概念,更准确的说,它包括普通商务英语和专业商务英语。前者是指那些与商务活动有关的书籍、杂志、新闻等,后者只包括文件、法律、规章、信件、专业理论和商务活动中惯例。

因为商务英语是与国际贸易紧密相连的,所以很多非英语母语的外国人在研究商务英语时的目的就是和美国、英国等讲英语的国家做买卖,或者是在本国的外国公司打交道。

国际商务英语最主要的用途就是交流。在我们的日常生活中,特别是在商业活动中,我们需要彼此熟悉有关商品的各种信息,包括名称、价格、质量、数量等等。贸易双方需要首先建立贸易伙伴关系,并在贸易条款上制定详细的协议,所有的这一切都需要双方的相互交流。我国加入世界贸易组织以后,随着商业、文化、科学、技术和信息方面的交流不断扩大,英语,作为国际交流的一种主要工具,在世界贸易中起到了决定性的作用,所以,从某种程度上来讲,国际商务英语也是一门艺术,它的目的就是赚钱。在我们国家来讲,掌握了商务英语,就为大学生就业拓宽了就业渠道,从另一个角度讲,也是为我国的经济建设服务,因此,有必要了解并掌握国际商务英语的特点。

国际商务英语写作主要是指商务信函、备忘录、电报、传真等。在国际商务交流中,书面形式的信函就特别重要,它是一种有法律销路效率的记录,所以国际商务英语的信函必须在用词上目的明确,措辞准确,格式正规。清楚的,有效的商务写作不仅读起来顺畅,同时也能最大限度地传递信息,对你的事业也是大有好处的。商务英语的主要特点如下:



一、把握国际商务英语的语气

国际商务英语写作中语气是很重要的,仓促而就的信函不会有效甚至还会惹恼对方而黄了一柱生意,所以我们必须从以下几个方面注意。

以读者为中心:写作的时候,应该充分考虑你要写给的对象,要使对方感到你是体贴的,恭敬的,而且你非常在意对方兴趣和利益。例如:

1、WehavereadyourarticleanalyzingtheworldmarkedtodayintheMayissueofyourChamber''''sbulletin.Sinceourmarketingdivisionispreparingastudyoftheworldmarketaswell,wewillneedacopyofthatarticle.

2、Weareconsidevingexpandingbusinessoverseasandneedtoestablishbusinessrelationswithyou.

尽管这两个例子都清楚地表达了意思,但是语气太直接,使对方感到不舒服。所以是不成功的。再看下面两个例子,内容完全一样,但效果完全不同。

1、WehavereadwithinterestyourarticleanalyzingtheworldmarkettodayintheMayissueofyourchamber''''sbulletin,Sinceourmarketingdivisionispreparingastudyoftheworldmarketaswell,wewillappreciateitifyousendusacopyofthatarticle.Ifwithoutreferencetoyouroutstandingresearch,ourstudywillnotbecomplete.

2、Weareconsideringexpandingbusinessoverseasandwishtoestablishbusinesswithyousothatbusinesscouldbedevelopedtoourmutualbenefits.

很显然改后的信函语气更委婉,补充的词theinterest;wewillappreciate等充分体现了对对方尊重。

语气要乐观:乐观的语气有助于发展双方的友谊,双方的信任度,还有对合作的乐观。给对方留下一个好的积极的印象是非常必要的。要把这种积极合作的情绪传递给对方。比如:Weextendourthankstoyouforyourcooperationyouofourreadinesstoreciprocateatalltimes,这种乐观的语气有助于建立一种良好的生意伙伴关系。

语气要礼貌:在国际商务信函中,礼貌的语气是非常重要的,它可以使信函中的交流理解起来更容易,也更易为对方接受,我们比较下面的两个例子:

1、Wearesorryyouhavemisunderstoodus.

2、Wearesorrysedidn''''tmakeourselvesclear.

两个例子说的是同样事件,但是第一个句子会使对方觉得造成误会的责任在他而心感不悦,而第二个句子强调了误会这一事实,并指出责任在我一方。这样更易对方接受,更易建立更稳固的商业关系。

要多用第一人称和主动语态:在商务写作当中,太多的被动语态和非私人性的语气会使对方觉得陌生,有可能会伤害彼此之间的关系,所以尽量多使用第一人称和主动语态。这样会使信函显得更像在交谈,更直接,也更自然。例如:

Theclientwillprovidethecapital.-Capitalwillbeprovidedbytheclient.

Ipreparedthebudget.比较起来主动语态更有动感,而一人称的使用也体现了一种自然的对话式的表达方式,留出了语言含义的最大空间。

虽然主动语态在很多情况下更有效,但有些上下文的需要要求使用被动结构。比如在商业策略或法律条文中,不强调主语或动作的行为者时,多用被动结构。如

Thecomputerroomwasleftopen.

Manyerrorsweremadeintheprogram.



二、6C原则

为了成功地进行商务信函交流,我们需要遵循如下几个规则:

1、Clearness:不要让读者猜测你的意思,要清楚陈述,明确意思。比如:IneedtherecentE&Oclaimsreportaslkmnl;nk,soonaspossiblesoIhaveenoughtimetoreviewitbeforetheupcomingdepartmentmeeting.(vague)

Pleaseprovidemewiththe2004second-quarterreportonE&OclaimsbySept,1,soIcanreviewitbeforetheSept.15departmentmeeting.要清楚一个句子只表达一个含义,相关句子要注意期间的逻辑关系。

2、Conciseness:要保证所有的词,句,段落一定要简洁,直接。能够用一个词的地方不要用两个,能用短语的地方不要用句子,能用简单的句子不要用复杂的句子。

Forexample:Using"prefer"insteadof"expressapreferencefor";Using“please”insteadof"Willyoubekindenoughto";Using“expect"insteadof"anticipate"同时,在一个句子当中尽量不要重复同一个词。如“Pleasequoteyourbestpriceforyourbestquality,Recommendedversion:Pleasequoteyourlowestpriceforyourbestquality.

3、Correctness:准确包括书写形式准确,语法准确,拼写准确,修辞和标点准确。因此我们要注意你的信息的选用是否超出问题的范围;所使用的陈述是否符合政策允许等等。

4、Concreteness在国际商务英语中,我们应该尽可能具体地表达我们的意思,避免含混和概括。比如:Ourapplesareexcellent.-Ourapplesarejuicy,crispyandtender.SmithsonCompanyisourbigbuyers.-SmithsoncompanydidmorethanonemillionUSDworthofbusinesswithusin2002.句中的“极好”和“大的”意思笼统,不如具体的数字更能说明问题。

5、Consideration细致是指要从对方的立场来考虑整个事情。比如你想推销自己的产品,那么你要在信中说明如果对方买了你的产品会得到什么样的益处,这样就很容易唤起对方的兴趣和购买欲望。比如:Acceptanceofourofferfrommanycustomershasproventhatourpricesarereasonable.Yourorderinquantitieswillsurelyaccordwiththemarketdemandatyourendandbeofgreatbenefittoyourcompany.

6、Completeness:完整有两方面的含义。一是事实完整,而是说明完整。要用最有效的办法提供所有必要的信息来实现你的目的,充分详实地回答对方提出的问题。比如你要写一封信给供货商,告诉他货物没有及时运到,信中要包括以下几点

⑴提醒对方发货时间

⑵对方违约

⑶所造成的损失

⑷赔偿事宜

⑸希望不要再有此类事情发生



三、国际商务英语的文体特征

1、缩写词的作用:在国际商务英语写作中,经常使用缩写词来节省空间和时间,这也非常符合商务信函简洁这一特征。比如:

成本加运费CFR=costandfreight

货交乘运人价格FCA=freecarrier

金额Amt=amount

水渍险WPA=withparticularaverage

2、商业记号和密码的使用:在国际商务英语信函中这已是一个独特的国际传统了,特别是在电报和电信中。下面只是其中的几个例子。

@at,each单位

FF=Frenchfranc法国法郎

Us$=USdollar美元

Rs=rupees卢比

3、“/”的使用:在商务信函中,“/”被用来分开可替换的两个东西,也可用来表达“每”的意思等等。例如:

M/W=measurementorweight

L/C=letterofcredit

B/L=billoflading

D/P=documentsagainstpayment.

4、多用短而简单的动词:很多人认为,短而简单的词比那些华丽的词更能给读者留下深刻的印象,像迷宫似的长单词会使读者误会或者干脆就不懂文中的含义。例如:

Pleasespecifyyourrequirementbyreturnmail."Specify"isusedinsteadof"Statedefinitely."